รู้หรือไม่ว่าระบบคลังสินค้าที่ดีสามารถช่วยให้ธุรกิจของคุณเติบโตได้ถึงเท่าตัว? เนื่องจากความยุ่งเหยิงหลังจากขายสินค้ามักเป็นขั้นตอนงานที่ต้องอาศัยการจัดการที่มีประสิทธิภาพในการจัดการ เพื่อช่วยให้งานหลังบ้านเป็นไปอย่างราบรื่น หนึ่งในนั้นคือขั้นตอนการบริหารจัดการคลังสินค้า ที่ต้องอาศัยระบบและทีมบริหารจัดการที่มีประสิทธิภาพเป็นเครื่องมือในการบริหารสินค้าคงคลัง Akita Fulfillment เป็นผู้ให้บริการ Fulfillment ที่เข้าใจปัญหาของผู้ประกอบการทั้งมือใหม่และมือเก๋า จึงอยากพาทุกท่านไปทำความเข้าใจว่า ระบบคลังสินค้า คืออะไร ขั้นตอนการทำงานสำคัญ ๆ ที่จำเป็นต้องทราบเพื่อบริหารจัดการธุรกิจมีอะไรบ้าง และทำไมงานส่วนนี้ถึงกลายเป็นหนึ่งในขั้นตอนที่มีบทบาทของการเติบโตในธุรกิจปัจจุบัน

ระบบคลังสินค้า คืออะไร?

ระบบคลังสินค้า (Warehouse System) คือกระบวนการในการจัดการและควบคุมการดำเนินงานของคลังสินค้าในทุกส่วน เพื่อให้สามารถจัดเก็บและเคลื่อนย้ายสินค้าได้อย่างเป็นระเบียบและมีประสิทธิภาพสูงสุด โดยมุ่งเน้นให้สินค้าพร้อมใช้งานสำหรับการจำหน่าย ส่งออก หรือกระบวนการผลิต ระบบคลังสินค้ามีหลายขั้นตอนและองค์ประกอบย่อยที่เชื่อมโยงกันเพื่อให้การดำเนินงานดำเนินไปได้อย่างราบรื่น นอกจากนี้ ระบบคลังสินค้าที่ดีมักจะมีการนำเทคโนโลยี เช่น ระบบบริหารจัดการคลังสินค้า (Warehouse Management System - WMS) เข้ามาช่วยในการจัดการข้อมูลสินค้าแบบเรียลไทม์ เพื่อเพิ่มความแม่นยำ ลดความผิดพลาด และทำให้การบริหารจัดการคลังสินค้ามีประสิทธิภาพมากขึ้น

ระบบคลังสินค้า สำคัญอย่างไรกับธุรกิจ

ระบบคลังสินค้าเป็นองค์ประกอบสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจจัดการสินค้าต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตั้งแต่การจัดเก็บที่เป็นระเบียบ การตรวจสอบปริมาณสินค้าในสต็อก ไปจนถึงการรับ-จ่ายสินค้าเพื่อตอบสนองความต้องการของตลาด ระบบคลังสินค้ามีบทบาทในหลายด้านดังนี้

1. การจัดการสินค้าคงคลัง

ระบบคลังสินค้าช่วยให้ธุรกิจสามารถทราบปริมาณสินค้าที่มีอยู่ในสต็อกได้อย่างแม่นยำ ลดปัญหาการขาดสต็อก โดยระบบการจัดการสินค้าคงคลังที่ดีจะช่วยให้สามารถคาดการณ์ความต้องการสินค้าของตลาดได้ดียิ่งขึ้น และลดการสูญเสียจากการสต็อกสินค้าเกินความจำเป็น

2. ลดต้นทุนการดำเนินงาน

ด้วยระบบคลังสินค้าที่จัดการอย่างมีประสิทธิภาพ ธุรกิจสามารถควบคุมค่าใช้จ่ายในส่วนต่าง ๆ ได้ดีขึ้น ไม่ว่าจะเป็นค่าใช้จ่ายด้านการดำเนินงานในคลังสินค้า การจัดซื้อและการเลือกใช้บรรจุภัณฑ์ หรือแม้แต่การเลือกใช้การขนส่งสินค้า ระบบที่ดีจะช่วยให้การดำเนินงานเร็วขึ้น แม่นยำมากขึ้น ทำให้ต้นทุนลดลงได้อย่างชัดเจน

3. เพิ่มความรวดเร็วในการทำงาน

ระบบคลังสินค้าจะช่วยลดและจัดการทุกขั้นตอนของคลังสินค้าอย่างครบถ้วน ตั้งแต่การรับ การจัดเก็บ การเบิกจ่าย ไปจนถึงการขนส่ง ช่วยลดระยะเวลาทำงานในแต่ละขั้นตอน ทำให้การส่งมอบสินค้าไปยังลูกค้าเป็นไปได้รวดเร็วและตรงตามเวลา รวมไปถึงความสามารถในการตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังเพื่อดูประสิทธิภาพการทำงานในแต่ละขั้นตอน หรือการตรวจสอบเพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานก็ทำให้การตัดสินใจนั้นง่ายขึ้น

4. รองรับการขยายตัวของธุรกิจ

ระบบคลังสินค้าที่ออกแบบมาอย่างดีสามารถปรับตัวตามการเติบโตของธุรกิจได้ โดยไม่จำเป็นต้องปรับเปลี่ยนโครงสร้างหรือกระบวนการมากจนเกินไป ซึ่งจะช่วยให้สามารถตอบสนองต่อปริมาณสินค้าที่เพิ่มขึ้นและการเปลี่ยนแปลงของความต้องการในระยะยาวได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยในข้อนี้ Akita แนะนำให้ผู้ใช้งานควรจะพิจารณาสอบถามผู้ให้บริการระบบ WMS ดังนี้

1. โครงสร้างเซิร์ฟเวอร์หรือการจัดการฐานข้อมูล (database): ว่ามีความเสถียรและรองรับการขยายตัวได้ดีเพียงพอหรือไม่
2. โครงสร้างของระบบ: สามารถรองรับการเพิ่มจำนวนผู้ใช้งาน, ปริมาณข้อมูลสินค้า, และความถี่ของคำสั่งซื้อที่สูงขึ้นได้หรือไม่
3. การทำงานแบบ Cloud-Based หรือ On-Premises: ระบบอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการหรือเซิร์ฟเวอร์ในองค์กร เพื่อให้เข้าใจข้อดีและข้อจำกัดของแต่ละตัวเลือก
4. ความยืดหยุ่นในการปรับแต่ง: ระบบเปิดให้สามารถปรับแต่งหรือเพิ่มเติมฟีเจอร์เพื่อให้เข้ากับกระบวนการเฉพาะของธุรกิจหรือไม่
5. ระบบรักษาความปลอดภัย (Security): ระบบมีโครงสร้างการป้องกันข้อมูลที่เข้มงวดเพียงใด เพื่อปกป้องข้อมูลสำคัญของธุรกิจ
6. การเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ: ระบบ WMS มีโครงสร้างที่เอื้อต่อการเชื่อมต่อกับระบบ ERP, OMS หรือระบบอื่น ๆ ที่ธุรกิจใช้งานหรือไม่

5. ความแม่นยำในการจัดการข้อมูล

ระบบคลังสินค้าช่วยติดตามข้อมูลสินค้าแบบเรียลไทม์ ทำให้ผู้บริหารมีข้อมูลที่ถูกต้องสำหรับการวิเคราะห์และตัดสินใจ ช่วยให้การวางแผนธุรกิจมีความแม่นยำมากขึ้น ทั้งในระยะสั้นและระยะยาว

เพื่อให้ธุรกิจเติบโตอย่างยั่งยืน ไม่เพียงแค่การทำการตลาดเท่านั้น แต่ผู้ใช้งานยังจำเป็นต้องเข้าใจว่าระบบคลังสินค้าที่มีคุณภาพควรมีลักษณะอย่างไร และกิจกรรมในคลังสินค้าจะสามารถสนับสนุนการเติบโตของธุรกิจได้อย่างไรบ้าง ดังนั้น Akita จึงได้รวบรวมข้อมูลที่สำคัญของระบบ WMS ที่ผู้ใช้งานควรรู้ก่อนตัดสินใจเลือกใช้ระบบ WMS หรือเลือกผู้ให้บริการคลังสินค้ามาให้ด้านล่างนี้

ฟีเจอร์หลักภายในระบบ WMS

ระบบบริหารจัดการคลังสินค้า (Warehouse Management System - WMS) ที่ดี จะต้องประกอบไปด้วยฟีเจอร์พื้นฐานสำคัญ ที่ช่วยให้การจัดการคลังสินค้าเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและลดข้อผิดพลาดในกระบวนการต่าง ๆ โดยฟีเจอร์หลัก ๆ ได้แก่

1. การจัดการการรับสินค้า (Receiving Management)

ฟีเจอร์นี้ช่วยตรวจสอบและบันทึกข้อมูลสินค้าที่รับเข้าคลัง ช่วยให้สามารถตรวจสอบความถูกต้องของสินค้า ปริมาณ และคุณภาพก่อนที่จะนำไปจัดเก็บ นอกจากนี้ยังช่วยในการระบุตำแหน่งการจัดเก็บได้อย่างเหมาะสม

2.การจัดการพื้นที่จัดเก็บ (Put away Management)

ระบบ WMS ช่วยจัดวางสินค้าตามตำแหน่งที่เหมาะสมในคลัง ทำให้การจัดเก็บเป็นไปตามแผนและใช้พื้นที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยลดเวลาในการค้นหาสินค้าและเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการพื้นที่

3. การจัดการสินค้าคงคลัง (Inventory Management)

ฟีเจอร์นี้ช่วยให้สามารถติดตามและตรวจนับสินค้าคงคลังได้แบบเรียลไทม์ รองรับการนับหน่วยสินค้าแบบนับหน่วยชิ้นเดียวหรือนับหน่วยหลายชิ้น (เช่น โหล, แพ็ก) ทำให้สามารถจัดการระดับสินค้าคงคลังได้อย่างแม่นยำ ลดการขาดสต็อกหรือการเก็บสินค้ามากเกินไป

4. การระบุตำแหน่งสินค้าและเคลื่อนย้ายสินค้า (Goods Adjusting management)

ระบบสามารถติดตามสถานะของสินค้า เช่น ตำแหน่งการจัดเก็บ หรือประวัติการเคลื่อนย้ายสินค้า เพื่อให้สามารถค้นหาสินค้าได้อย่างรวดเร็วและตรวจสอบได้ว่ามีการเปลี่ยนแปลงสถานะสินค้าใดบ้าง

5. การจัดการการเบิกจ่ายสินค้า (Picking and Packing Management)

• ระบบช่วยในการเบิกจ่ายสินค้า (หยิบ-แพ็ค) ได้อย่างมีประสิทธิภาพและถูกต้อง
• การแพ็คและเตรียมสินค้าสำหรับการจัดส่ง
• การตรวจสอบสินค้าก่อนการจัดส่งเพื่อเพิ่มความแม่นยำ

6. รายงานและวิเคราะห์ข้อมูล (Reporting and Analytics)

• สร้างรายงานที่ช่วยให้ผู้พนักงานในคลังสินค้าสามารถติดตามประสิทธิภาพการดำเนินงาน
• วิเคราะห์ข้อมูลสินค้าคงคลังและการขายเพื่อการวางแผนที่มีประสิทธิภาพ
• การติดตาม KPI (Key Performance Indicators) ของกิจกรรมภายในคลังสินค้า/พนักงาน

7. การจัดการสิทธิ์ผู้ใช้งาน (User Role Management)

การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลและฟีเจอร์ต่าง ๆ ในระบบตามบทบาทของผู้ใช้งาน
ช่วยเพิ่มความปลอดภัยและควบคุมการเข้าถึงข้อมูล

8. การเชื่อมต่อกับระบบอื่น (Integration with Other Systems)

ฟีเจอร์นี้ช่วยให้ระบบ WMS มีโครงสร้างที่เอื้อต่อการเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่ธุรกิจนิยมใช้งานร่วมกัน เพื่อส่งต่อข้อมูลระหว่างกันทั้งปัจจุบันและอนาคต

• ระบบ WMS สามารถเชื่อมต่อกับระบบบริหารจัดการคำสั่งซื้อ (OMS) ระบบบัญชี และระบบขนส่ง
• ทำให้กระบวนการทำงานเชื่อมโยงกันได้อย่างราบรื่น

9. การจัดการคำสั่งซื้อ (Order Management)

เป็นระบบที่แยกออกมาจาก WMS แต่เชื่อมต่อกันเพื่อทำหน้าที่ส่งคำสั่งซื้อ เป็นระบบที่สำคัญโดยเฉพาะกับผู้ประกอบการ eCommerce เรียกว่า Order Management System (OMS) ซึ่งจะช่วยให้การบริหารจัดการคำสั่งซื้อ ตั้งแต่การจัดเตรียมสินค้า การหยิบ (Picking) การแพ็ค (Packing) ไปจนถึงการจัดส่งสินค้าสะดวกขึ้น ช่วยลดระยะเวลาการเตรียมสินค้าและเพิ่มความรวดเร็วในการจัดส่ง เป็นระบบที่สนับสนุนการจัดการคลังสินค้าออนไลน์ จากการเชื่อมโยงร้านค้าออนไลน์เข้าด้วยกันเพื่อบริหารออเดอร์ของร้านค้าทั้งหมดภายในระบบเดียว ซึ่งผู้ใช้งานหลักของระบบนี้จะไม่ใช่คลังสินค้าแต่เป็นร้านค้าออนไลน์ที่จะเข้ามาบริหารจัดการสินค้า ออเดอร์ นำเข้าสินค้า ส่งสินค้า และตรวจสอบสถานะสินค้า/ออเดอร์

ขั้นตอนการทำงานระบบบริหารจัดการคลังสินค้า

ระบบบริหารจัดการคลังสินค้าประกอบด้วยขั้นตอนการทำงานที่เชื่อมโยงกันอย่างมีระเบียบ ตั้งแต่การรับสินค้าเข้าสู่คลังจนถึงการจัดส่งสินค้าไปยังลูกค้า โดยขั้นตอนหลักมีดังนี้

1. การรับสินค้า (Receiving)

• สินค้าถูกนำเข้ามายังคลัง โดยทำการตรวจสอบคุณภาพและปริมาณสินค้าก่อนที่จะบันทึกข้อมูลในระบบ
• หากสินค้ามีปัญหา จะมีการจัดการเกี่ยวกับการคืนสินค้าและบันทึกข้อมูลในระบบ

2. การจัดเก็บสินค้า (Putaway)

• สินค้าที่ได้รับการตรวจสอบเรียบร้อยแล้วจะถูกจัดเก็บในตำแหน่งที่เหมาะสมภายในคลัง
• ระบบจะช่วยแนะนำตำแหน่งในการจัดเก็บเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการใช้พื้นที่

3. การตรวจนับสินค้าคงคลัง (Inventory Counting)

• ระบบติดตามปริมาณสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์
• มีการตรวจสอบสินค้าคงคลังตามรอบ เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลในระบบถูกต้อง

4. การจัดเตรียมสินค้า (Order Picking)

• เมื่อลูกค้าสั่งซื้อสินค้า ระบบจะระบุสถานที่จัดเก็บและทำการจัดเตรียมสินค้าให้พร้อมสำหรับการจัดส่ง
• สามารถใช้วิธีการจัดเตรียมสินค้าที่หลากหลาย เช่น การจัดเตรียมตามลำดับการส่ง หรือการจัดเตรียมแบบกลุ่ม

5. การแพ็คสินค้า (Packing)

• สินค้าที่จัดเตรียมไว้จะถูกบรรจุในบรรจุภัณฑ์ที่เหมาะสมก่อนการจัดส่ง
• ระบบจะช่วยในการสร้างเอกสารที่จำเป็นสำหรับการจัดส่ง เช่น ใบส่งสินค้า

6. จัดส่งสินค้า (Shipping)

• สินค้าที่บรรจุเสร็จเรียบร้อยจะถูกจัดส่งไปยังลูกค้า
• ระบบจะติดตามสถานะการจัดส่งและแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงข้อมูลการจัดส่ง

7. การจัดการการคืนสินค้า (Returns Management)

• หากลูกค้าต้องการคืนสินค้า ระบบจะช่วยในการจัดการกระบวนการคืนสินค้าอย่างมีระเบียบ
• ข้อมูลสินค้าที่ถูกคืนจะถูกบันทึกในระบบเพื่อปรับปรุงสินค้าคงคลัง

8. การวิเคราะห์และรายงาน (Reporting and Analytics)

ระบบจะสร้างรายงานเกี่ยวกับประสิทธิภาพการดำเนินงาน เช่น สินค้าขายดี สินค้าที่ค้างอยู่ในคลัง เพื่อการตัดสินใจทางธุรกิจและการวางแผนในอนาคต

การบูรณาการระบบคลังสินค้าเข้ากับระบบธุรกิจอื่น ๆ ที่ Akita Fulfillment เราพร้อมดูแล

ที่ Akita Fulfillment เราพร้อมมอบประสบการณ์การจัดการคลังสินค้าที่ครบครันสำหรับผู้ประกอบการ eCommerce โดยไม่เพียงแต่เป็นระบบคลังสินค้าเพื่อธุรกิจออนไลน์เท่านั้น แต่ยังรองรับการผสานการทำงานกับระบบอื่น ๆ ของเราอย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะการร่วมมือกับบริการจาก Sellsuki เพื่อตอบสนองความต้องการของธุรกิจคุณอย่างรอบด้าน เช่น

• บริการ Line Agency: ให้บริการจัดการบัญชี Line Official Account เพื่อเพิ่มช่องทางการสื่อสารที่ตรงจุด
• บริการ Wizemove: บริการที่ปรึกษาทางธุรกิจ/กลยุทธ์การตลาด บริการบริหารจัดการโฆษณาออนไลน์ และบริการพัฒนาเว็บไซต์ eCommerce เพื่อเสริมสร้างธุรกิจออนไลน์ให้แข็งแกร่ง
• บริการ Oc2Plus: ระบบ CDP และ Loyalty Program สำหรับการสร้างกลยุทธ์การตลาดที่ยั่งยืน

และบริการอื่น ๆ อีกมากมาย หากคุณกำลังมองหาบริการคลังสินค้าออนไลน์ที่ครบครันและสามารถผสานการทำงานได้อย่างลงตัว คลิกที่นี่เพื่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้เลย