คลังสินค้า (Warehouse) คือ สถานที่จัดเก็บ พักสินค้าหรือวัตถุดิบ และเกิดกิจกรรมบริหารจัดการภายในคลังสินค้า ก่อนกระจายสินค้าถึงบุคคล นิติบุคคล ซึ่งอาจจะเป็นได้ทั้งลูกค้าหรือ supplier ที่เกี่ยวข้องภายในธุรกิจ
ซึ่งในมุมมองของธุรกิจนั้น สินค้าอาจส่งต่อไปยังลูกค้า หน่วยงานภายในธุรกิจหรือ supplier ภายนอกที่เกี่ยวข้องใน supply chain ของแต่ละธุรกิจ โดยคลังสินค้ามีหลายรูปแบบ และมีลักษณะด้านกิจกรรมภายในที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของธุรกิจในขณะนั้น มีทั้งกระบวนการ ระบบ IT เช่น ระบบ WMS รวมไปถึงเอกสารต่างๆ ที่ใช้ประสานงานระหว่างคลังสินค้าและหน่วยธุรกิจอื่นๆ
Akita Fulfillment จึงอยากพาทุกท่านทำความเข้าใจภาพรวมของคลังสินค้า หนึ่งใน supply chain ที่สำคัญและมีผลต่อผลประกอบการมากกว่าคุณคิด เพราะหากธุรกิจส่วนหน้าบ้านทำรายได้ดีแล้ว แต่ละบ้านยังมีรอยรั่ว โดยเฉพาะการบริหารจัดการสต๊อกที่ไม่มีประสิทธิภาพ ก็มักจะส่งผลต่อธุรกิจในระยะยาวในที่สุด เพื่อให้การทำธุรกิจลื่นไหลมากยิ่งขึ้น
การจัดเก็บ ดูแลรักษา และส่งมอบสินค้าเป็นหน้าที่หลักของคลังสินค้าที่จะต้องบริหารจัดการอย่างเป็นระบบ ซึ่งนอกเหนือจากหน้าที่หลักแล้วการบริหารคลังสินค้ายังส่งผลโดยตรงต่อผลประกอบการ เนื่องจากเป็นองค์ประกอบหนึ่งที่ส่งผลต่อทั้งต้นทุนและกระแสเงินสดของธุรกิจ โดยเฉพาะผู้ประกอบการที่จดทะเบียนเป็นนิติบุคคล จะเห็นผลกระทบในส่วนนี้ได้ชัดเจนมากขึ้นจากงบการเงินในส่วนสินค้าคงเหลือ (Inventory) ทำให้ธุรกิจใหญ่ๆ มักให้ความสำคัญการบริหารสินค้าอย่างมีประสิทธิภาพ เพราะเป็นหนึ่งปัจจัยที่ช่วยลดต้นทุนและเพิ่มกำไรให้กับธุรกิจได้ โดยผลกระทบหลักจากการบริหารคลังสินค้าที่มีต่อผลประกอบการประกอบไปด้วย
1. ต้นทุนสินค้าคงคลัง (Inventory Cost)
การบริหารสินค้าคงคลังที่มีประสิทธิภาพช่วยลดต้นทุนการเก็บรักษาสินค้า เช่น ค่าเช่าคลัง ค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการ และการสูญเสียจากสินค้าที่เสื่อมสภาพหรือหมดอายุ หากมีสินค้าคงคลังมากเกินไป อาจทำให้เกิดต้นทุนสูงจากการจัดเก็บและดูแลรักษา แต่ถ้ามีสินค้าคงคลังไม่เพียงพอ อาจพลาดโอกาสในการขายและสร้างรายได้
2. กระแสเงินสด (Cash Flow)
สินค้าคงคลังถือเป็นสินทรัพย์หมุนเวียน ซึ่งมีผลต่อกระแสเงินสดของบริษัท หากมีสินค้าคงคลังมากเกินไป จะทำให้เงินสดของบริษัทติดอยู่ในสินค้าที่ยังไม่ถูกขาย ทำให้กระแสเงินสดลดลง การควบคุมสินค้าคงคลังให้เหมาะสมช่วยให้บริษัทสามารถใช้เงินสดในส่วนอื่น ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การลงทุนหรือการชำระหนี้
3. การหมุนเวียนของสินค้าคงคลัง (Inventory Turnover)
การบริหารจัดการคลังสินค้าให้มีการหมุนเวียนของสินค้าคงคลังสูง (Inventory Turnover Ratio) หมายความว่าสินค้าขายออกได้เร็วและไม่ตกค้างอยู่ในคลังเป็นเวลานาน ซึ่งช่วยลดต้นทุนและเพิ่มกำไร ในงบการเงิน ค่า "Inventory Turnover" ที่สูงหมายถึงธุรกิจมีประสิทธิภาพในการจัดการสต๊อก และสามารถเปลี่ยนสินค้าคงคลังเป็นรายได้ได้รวดเร็ว
4. การป้องกันการสูญเสีย (Loss Prevention)
การจัดการคลังสินค้าที่ไม่ดีอาจทำให้เกิดการสูญเสีย เช่น การขโมยสินค้า สินค้าชำรุดเสียหาย หรือการสูญหายของสินค้า ซึ่งทั้งหมดนี้จะทำให้เกิดต้นทุนที่ไม่จำเป็น และส่งผลกระทบต่อกำไรสุทธิในงบการเงิน
5. การปรับปรุงมูลค่าสินค้าคงคลังในงบการเงิน (Inventory Valuation)
การบริหารคลังสินค้าที่ดีสามารถส่งผลดีต่อการปรับมูลค่าสินค้าคงคลังตามวิธีการประเมิน เช่น FIFO (First In First Out) หรือ LIFO (Last In First Out) ซึ่งมีผลต่อมูลค่าต้นทุนขาย (Cost of Goods Sold - COGS) ที่ถูกบันทึกในงบกำไรขาดทุน
6. ผลกระทบต่อการบริการลูกค้าและยอดขาย (Customer Service and Sales)
การมีสินค้าพร้อมส่งตลอดเวลาและมีการจัดการคลังสินค้าที่มีประสิทธิภาพส่งผลให้ลูกค้าได้รับสินค้าตามเวลาที่กำหนด ซึ่งสามารถเพิ่มความพึงพอใจและกระตุ้นยอดขายซ้ำได้ หากการบริหารคลังสินค้าทำได้ไม่ดีและสินค้าขาดตลาด อาจทำให้สูญเสียลูกค้าและโอกาสในการขาย
แต่ละธุรกิจมีความถี่ในการใช้งานคลังสินค้าด้วยบริบทที่แตกต่างกัน ดังนั้นจึงขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของแต่ละธุรกิจว่าจะตัดสินใจใช้คลังสินค้าประเภทใด โดยในรูปแบบของธุรกิจสามารถแบ่งเป็นการใช้งานคลังสินค้าออกเป็น 2 แบบ คือ คลังสินค้าส่วนตัวและคลังสาธารณะ ซึ่งเปิดให้ธุรกิจเข้ามาเช่าใช้และเก็บค่าบริการในรูปแบบค่าเช่าและค่าบริการอื่นๆ เพิ่มเติมตามรูปแบบงานที่ให้บริการ ซึ่งหากแบ่งประเภทของคลังสินค้าออกเป็นตามลักษณะงาน จะสามารถแบ่งแยกคลังสินค้าออกได้เป็น 3 ประเภทหลัก ได้แก่
1. คลังสินค้าสำหรับจัดเก็บ (Warehouse)
เน้นกิจกรรมการจัดเก็บเป็นหลัก เหมาะกับธุรกิจที่ต้องการจัดเก็บสินค้าประเภทวัตถุดิบ เพื่อรอผลิตเป็นสินค้า (finish goods) ก่อนส่งไปยังจุดหมายปลายทางถัดไป เช่น ลูกค้า ผู้ผลิต หรือผู้จำหน่ายรายอื่นในห่วงโซ่อุปทาน
2. ศูนย์กระจายสินค้า (Distribution Center / DC)
เน้นทั้งกิจกรรมการจัดเก็บ การบริหารจัดการสินค้าตามรอบเวลาที่โดยส่วนใหญ่จะถูกกำหนดไว้อย่างชัดเจน อาจมีการรวมสินค้าจากหลายๆ แห่งเข้าด้วยกัน ก่อนกระจายไปยังปลายทางที่กำหนด ศูนย์กระจายสินค้าจะเน้นการจัดการสินค้าระยะสั้นและการเคลื่อนย้ายสินค้าอย่างรวดเร็วมากกว่าการจัดเก็บระยะยาว แตกต่างจากคลังสินค้าทั่วไปที่มุ่งเน้นการเก็บรักษาสินค้าคงคลัง หากยกตัวอย่างให้เห็นภาพด้วยชื่อที่เราคุ้นหูมากขึ้น เช่น คลังสินค้า J&T, คลังสินค้า 7-11 เป็นต้น
3. คลังสินค้าจัดเก็บและกระจายสินค้า (Fulfillment Center)
เป็นสถานที่ที่ใช้ในการจัดเก็บและจัดการสินค้าโดยมีหน้าที่ครอบคลุมทั้งการรับสินค้า เก็บรักษาสินค้า และดำเนินการตามคำสั่งซื้อ (Order Fulfillment) แบบ real-time จนกระทั่งจัดส่งสินค้าถึงมือลูกค้า ซึ่งต่างจาก คลังสินค้าสำหรับจัดเก็บ และ ศูนย์กระจายสินค้า ในด้านการให้บริการที่ครอบคลุมถึงขั้นตอนการดำเนินการตามคำสั่งซื้อ (Packing, Picking, Shipping) เหมาะสำหรับธุรกิจประเภท eCommerce ซึ่งหากต้องการทราบว่าคลังสินค้าหรือบริการ Fulfillment คืออะไร สามารถคลิกเพื่อศึกษาต่อได้เลย
-โครงสร้างประเภทคลังสินค้า-
โดยคลังสินค้าทั้ง 3 ประเภทข้างต้น จะถูกออกแบบให้สามารถจัดเก็บสินค้าตามเงื่อนไขการรักษาสภาพของสินค้านั้น ๆ เช่น ห้องควบคุมตามอุณหภูมิที่เหมาะสม คลังสินค้าที่มีโครงสร้างอาคารและระบบอื่น ๆ เป็นพิเศษ เป็นต้น ทั้งนี้ ในภาพใหญ่เราอาจแบ่งคลังสินค้าเพิ่มได้เป็น 2 ประเภท ได้แก่
1. คลังสินค้าทั่วไป
สามารถจัดตั้งได้ในทุกพื้นที่
2. คลังสินค้าปลอดอากร
พื้นที่คลังสินค้าที่ได้รับสิทธิเงื่อนไขพิเศษตามกฎหมายเพื่อการนำเข้า-ส่งออกที่สะดวกมากขึ้นแก่ผู้ประกอบการ เช่น Bonded Warehouse และ Free Zone
1. Barcode and RFID Systems
ระบบบาร์โค้ด หรือ RFID (Radio Frequency Identification) ใช้ในการตรวจสอบและติดตามสินค้าภายในคลังสินค้า โดยระบบบาร์โค้ดเป็นระบบคลังสินค้าพื้นฐานเพื่อตรวจสอบติดตามและจัดการสินค้าทั้งในขั้นตอนการรับสินค้า การจัดเก็บ และการส่งออกสินค้า ส่วน RFID จะเหมาะสำหรับสินค้ามูลค่าสูง หรือนิยมใช้ในร้านค้าภายในห้างสรรพสินค้าเพื่อป้องกันการโจรกรรม
2. Warehouse Management System (WMS)
เป็นระบบที่ใช้ในการจัดการและควบคุมคลังสินค้า ช่วยในการติดตามสินค้าตั้งแต่การรับสินค้า การจัดเก็บ การตรวจนับ และการหยิบสินค้าเพื่อนำไปส่ง ระบบ WMS ช่วยลดข้อผิดพลาดในการจัดการสินค้า ทำให้การทำงานภายในคลังเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ
3. Order Management System (OMS)
ระบบนี้มีบทบาทสำคัญในการจัดการกระบวนการสั่งซื้อ ช่วยในการติดตามคำสั่งซื้อจากลูกค้า การยืนยันคำสั่งซื้อ และการแจ้งเตือนเกี่ยวกับสถานะคำสั่งซื้อ OMS จะช่วยประสานงานกับ WMS และ IMS เพื่อให้กระบวนการจัดส่งและสต็อกเป็นไปตามคำสั่งซื้ออย่างมีประสิทธิภาพ
4. Transportation Management System (TMS)
ระบบที่ใช้ในการจัดการขนส่งสินค้า ช่วยวางแผนเส้นทางขนส่งที่มีประสิทธิภาพที่สุด เพื่อลดค่าใช้จ่ายและเวลาขนส่ง รวมถึงการติดตามสถานะการขนส่งสินค้าแบบเรียลไทม์ ระบบนี้มักจะเชื่อมโยงกับ WMS และ OMS เพื่อให้ข้อมูลเกี่ยวกับการจัดส่งสินค้าแบบครบวงจร
5. Enterprise Resource Planning (ERP)
ERP คือระบบบริหารจัดการทรัพยากรขององค์กรที่รวมเอาระบบต่างๆ อย่าง WMS, IMS, OMS, และ TMS มาอยู่ในแพลตฟอร์มเดียวกัน เพื่อช่วยให้การดำเนินงานทางธุรกิจเป็นไปอย่างต่อเนื่อง ERP ช่วยในการบริหารข้อมูลด้านการเงิน ทรัพยากรบุคคล และการผลิตได้ในที่เดียว ทั้งนี้ ระบบ ERP อาจเหมาะกับองค์กรที่ต้องบริหารจัดการข้อมูลขนาดใหญ่ เพื่อลดความทับซ้อนของข้อมูลลง
1. เอกสารสัญญาบริการคลังสินค้า (Warehouse Service Agreement)
จะเกิดขึ้นหากใช้บริการคลังสินค้าสาธารณะ (คลังสินค้าเช่า) โดยเป็นเอกสารหลักที่ระบุเงื่อนไขและข้อตกลงระหว่างผู้ประกอบการกับผู้ให้บริการคลังสินค้า รวมถึงขอบเขตการบริการ ค่าใช้จ่าย ระยะเวลาการให้บริการ และความรับผิดชอบของทั้งสองฝ่าย
2. ใบกำกับสินค้า (Packing List)
เป็นเอกสารที่แสดงรายละเอียดของสินค้าในแต่ละกล่องหรือแพ็กเกจ โดยจะระบุข้อมูลเช่น รายการสินค้า จำนวนสินค้า และขนาด/น้ำหนัก ซึ่งใช้เพื่อช่วยในการตรวจสอบความถูกต้องของสินค้าเมื่อมีการจัดเก็บหรือส่งออก
3. เอกสารการรับสินค้า (Goods Receiving Document)
เป็นเอกสารที่ใช้เมื่อสินค้าถูกส่งมายังคลังสินค้า หรือเรียกโดยย่อว่าใบ GR โดยจะระบุรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้า เช่น ปริมาณ น้ำหนัก และหมายเลขอ้างอิงของสินค้า เอกสารนี้ช่วยยืนยันว่าคลังสินค้าได้รับสินค้าตามที่ตกลงกันไว้
4. เอกสารจัดสรรสินค้าภายในคลังสินค้า (Goods Adjust Document)
เอกสารสำหรับจัดสรรสินค้าภายในคลังสินค้า หรือเรียกโดยย่อว่าใบ GA เป็นกระบวนการจัดสินค้าไปยังพื้นที่จัดเก็บหรือพื้นที่ที่กำหนดไว้ หรือเพื่อเปลี่ยนแปลงจำนวน/แบ่งเซทใหม่ หลังจากที่สินค้าถูกรับเข้าแล้ว กระบวนการ GA จะเน้นเรื่องการจัดสินค้าตามระบบที่กำหนดไว้ในคลัง เช่น การจัดตามรหัสสินค้า หมวดหมู่ หรือความสะดวกในการหยิบเพื่อให้การจัดเก็บมีประสิทธิภาพ
5. รายงานสต็อก (Inventory Report)
เป็นเอกสารที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนและสถานะของสินค้าที่อยู่ในคลังสินค้า โดยปกติจะมีการจัดทำรายงานเป็นระยะๆ เพื่อให้ผู้ประกอบการทราบถึงสถานะของสินค้าที่เก็บอยู่
6. รายงานคำสั่งซื้อ (Order Report)
เอกสารที่ระบุข้อมูลคำสั่งซื้อที่คลังสินค้าได้จัดการหยิบ แพ็ก และส่งออกสินค้า ซึ่งโดยส่วนใหญ่จะระบุข้อมูลที่สำคัญๆ เช่น วันที่สั่งซื้อ เลขที่กำกับคำสั่งซื้อ ช่องทางคำสั่งซื้อ เป็นต้น ซึ่งเป็นข้อมูลสำคัญสำหรับทุกธุรกิจที่สามารถนำข้อมูลไปกำหนดกลยุทธ์ธุรกิจได้
จากรูปภาพโครงสร้างประเภทคลังสินค้า เราสามารถ checklist ไล่เรียงเพื่อประเมินความต้องการตามโครงสร้างของภาพ ดังนี้
1. ต้องการสิทธิพิเศษด้านภาษีศุลกากรหรือไม่
หากต้องการได้รับสิทธิพิเศษให้เลือกใช้งานคลังที่ได้รับสิทธิด้านภาษีศุลกากร ซึ่งมีทั้งคลังสินค้าภายในเขตปลอดอากรและคลังสินค้าทัณฑ์บนฑ์ (Bonded warehouse) แต่หากไม่มีความจำเป็นสามารถตัดสินใจเลือกใช้งานคลังสินค้าทั่วไปได้ทันที
2. ประเมินความคุ้มค่าของโครงการ
เป็นการประเมินความคุ้มค่าด้านการเงินเทียบระหว่างการเป็นเจ้าของคลังสินค้าหรือการเช่าคลังสินค้าสาธารณะ หากเราประเมินความคุ้มค่าของโครงการแล้วว่าปริมาณสินค้าที่จะต้องจัดเก็บ-กระจายสินค้า มีความคุ้มค่า มีอัตราคืนทุนภายใต้ระยะเวลาที่กำหนด และใช้งบประมาณน้อยกว่าการเช่าคลังสินค้า หรืออาจต้องการความเฉพาะเจาะจงบางอย่างที่คลังสินค้าสาธารณะไม่สามารถให้บริการได้ ก็สามารถเลือกดำเนินการสร้างคลังส่วนตัวได้เลย แต่หากเป็นธุรกิจที่อาจมีงบลงทุนจำกัด สินค้าที่จัดเก็บหรือผลิตไม่ได้ต้องการความ specific ขั้นสูง การเลือกใช้คลังสินค้าอาจเป็นการลงทุนที่คุ้มค่ากว่า
3. กิจกรรมที่ต้องดำเนินการ
การเลือกรูปแบบคลังสินค้า มีปัจจัย 3 ข้อที่ต้องเลือกก่อนเข้าไปใช้งาน คือ กิจกรรมหลักภายในคลังสินค้า รูปแบบคำสั่งดำเนินการ และระยะเวลาจัดเก็บ
กิจกรรมหลัก | ลักษณะคำสั่งภายใน | ระยะเวลาจัดเก็บ | |
---|---|---|---|
คลังสินค้าสำหรับจัดเก็บ (Warehouse) | เน้นการจัดเก็บและรักษาสินค้าคงคลังระยะยาว | เน้นการสื่อสารภายใน ไม่มีการดำเนินการตามคำสั่งซื้อสินค้าโดยตรง | ยาว |
ศูนย์กระจายสินค้า (Distribution Center) | เน้นการรวบรวมและกระจายไปยังปลายทางต่าง ๆ อย่างรวดเร็ว | มีตารางเวลาบริหารสต๊อกและดำเนินการเคลื่อนย้ายที่แน่ชัด | สั้น |
Fulfillment Center | ครอบคลุมทั้งการจัดเก็บสินค้าและการกระจายสินค้า | ดำเนินการตามคำสั่งซื้อจากลูกค้าโดยตรง | ขึ้นอยู่กับคำสั่งซื้อ |
จากตารางข้างต้นแสดงให้เห็นว่า DC กับ Warehouse ต่างกันยังไง หรือ Fulfillment Center จะเข้ามาเป็นตัวเลือกสำหรับการพิจารณาจัดเก็บสินค้าในธุรกิจของเรา โดยเมื่อเลือกทั้ง 3 ข้อแล้ว จึงพิจารณาเรื่องของอุณหภูมิและความชื้นที่เหมาะสมกับสินค้าที่เราต้องการจะจัดเก็บว่าควรจัดเก็บภายใต้เงื่อนไขอุณหภูมิลักษณะไหน
1. อุณหภูมิห้องทั่วไป
เหมาะกับสินค้าทั่วไป ที่ไม่มีผลกระทบหากอยู่ภายใต้อุณหภูมิห้องทั่วไป
2. ควบคุมอุณหภูมิ
Akita ออกแบบมาเพื่อเป็นคลังสินค้า Fulfillment รองรับทุกความต้องการของผู้ประกอบการธุรกิจ e-commerce ช่วยให้คุณจัดการสต็อก คำสั่งซื้อ และการจัดส่งได้อย่างมืออาชีพผ่านระบบ OMS พร้อมด้วยระบบเทคโนโลยีที่เชื่อมต่อทุกช่องทางการขายและคลังสินค้าเข้าด้วยกัน นอกจากนี้ เรายังเน้นย้ำเรื่องการบริการที่เป็นเลิศจากทีมงานที่เข้าใจธุรกิจ e-commerce, คลังสินค้า และระบบ IT ที่ครบวงจร เพื่อความสำเร็จที่ยั่งยืนของธุรกิจคุณ เรายินดีให้คำปรึกษาทุกด้านเกี่ยวกับคลังสินค้าและบริการ Fulfillment ติดต่อสอบถามได้ที่ Akita Fulfillment