ระบบ WMS และ OMS: หัวใจสำคัญของการจัดการคลังสินค้าและออเดอร์ยุคดิจิทัล

ในยุคที่ธุรกิจ E-commerce เติบโตอย่างก้าวกระโดด ความคาดหวังของลูกค้าที่ต้องการความรวดเร็วและความถูกต้องสูงขึ้นทุกวัน รวมถึงความซับซ้อนของ Supply Chain ที่เพิ่มขึ้น การบริหารจัดการคลังสินค้าและออเดอร์ให้มีประสิทธิภาพสูงสุดจึงไม่ได้เป็นแค่ความได้เปรียบ แต่เป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับทุกธุรกิจ การดำเนินงานแบบดั้งเดิมที่พึ่งพาแรงงานคน กระบวนการแบบ Manual และการบันทึกเอกสาร อาจไม่เพียงพออีกต่อไปที่จะตอบสนองความต้องการในการทำธุรกิจในปัจจุบัน

นี่คือเหตุผลที่ ระบบ WMS (Warehouse Management System) และ ระบบ OMS (Order Management System) ได้กลายเป็นหัวใจสำคัญที่ช่วยขับเคลื่อนธุรกิจให้ก้าวทันโลกดิจิทัล และวันนี้เราจะมาเจาะลึกกันว่าทำไมการลงทุนในสองระบบนี้ จึงเป็นกุญแจสำคัญในการปลดล็อกศักยภาพสูงสุดของธุรกิจคุณ

ระบบ WMS คืออะไรและสำคัญอย่างไร?

เราอาจจะพอรู้ว่า ระบบ WMS คืออะไร มาบ้างแล้ว มารีแคปกันสั้นๆ ดีกว่า WMS ย่อมาจาก Warehouse Management System หรือที่เรารู้จักกันในชื่อ ระบบจัดการคลังสินค้า WMS นั่นเอง ระบบนี้คือซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยบริหารจัดการการดำเนินงานทั้งหมดภายในคลังสินค้าของคุณอย่างครอบคลุม ตั้งแต่สินค้าเข้าสู่คลัง จนกระทั่งถูกจัดส่งออกไป

โปรแกรม WMS ไม่ได้เป็นเพียงแค่เครื่องมือบันทึกข้อมูลสินค้าคงคลัง แต่เป็นระบบที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและลดข้อผิดพลาดในทุกขั้นตอนการดำเนินงาน

การรับสินค้าเข้า (Goods Receiving)

WMS ช่วยให้กระบวนการรับสินค้าเข้าเป็นไปอย่างรวดเร็วและแม่นยำ ด้วยการสแกนบาร์โค้ดหรือ RFID ระบบจะทำการตรวจสอบความถูกต้องของสินค้ากับใบสั่งซื้อ (Purchase Order) โดยอัตโนมัติ ลดความผิดพลาดจากการนับด้วยมือ และสามารถบันทึกข้อมูลสินค้าได้ทันที ทำให้รู้สถานะสินค้าที่เข้ามาใหม่ได้แบบเรียลไทม์

การจัดเก็บและจัดสรรพื้นที่ (Putaway & Storage)

เมื่อสินค้าเข้าคลังแล้ว ระบบ WMS จะแนะนำตำแหน่งการจัดเก็บที่เหมาะสมที่สุด โดยพิจารณาจากปัจจัยต่างๆ เช่น ประเภทสินค้า, ขนาด, น้ำหนัก, ความถี่ในการหยิบ, และอุณหภูมิที่เหมาะสม การจัดเก็บอย่างมีระบบช่วยให้ใช้พื้นที่คลังสินค้าได้อย่างเกิดประโยชน์สูงสุด ลดเวลาในการค้นหาสินค้า และเพิ่มความเร็วในการหยิบในขั้นตอนต่อไป

การหยิบสินค้า (Picking)

นี่คือหัวใจสำคัญของประสิทธิภาพในคลังสินค้า ระบบ WMS จะสร้างเส้นทางการหยิบสินค้าที่เหมาะสมที่สุด (Optimized Picking Path) เพื่อลดระยะทางและเวลาในการหยิบ นอกจากนี้ยังรองรับวิธีการหยิบสินค้าหลากหลายรูปแบบ เช่น

• Batch Picking: หยิบสินค้าหลายรายการสำหรับหลายออเดอร์พร้อมกัน
• Wave Picking: กำหนดช่วงเวลาหรือ "คลื่น" ในการหยิบสินค้าสำหรับกลุ่มออเดอร์
• Zone Picking: แบ่งคลังสินค้าเป็นโซน และพนักงานแต่ละคนรับผิดชอบการหยิบในโซนของตนเอง

การบรรจุและจัดส่ง (Packing & Shipping)

หลังจากหยิบสินค้าแล้ว ระบบ WMS จะช่วยในกระบวนการบรรจุ โดยอาจแนะนำขนาดกล่องที่เหมาะสม หรือแม้กระทั่งพิมพ์ใบจ่าหน้าพัสดุและเอกสารการจัดส่งต่างๆ โดยอัตโนมัติ ระบบยังสามารถเชื่อมต่อกับบริษัทขนส่ง (Carrier Integration) เพื่อเรียกใช้บริการและติดตามสถานะการจัดส่งได้ทันที ทำให้กระบวนการออกจากคลังเป็นไปอย่างราบรื่น

ประโยชน์หลักของโปรแกรม WMS:

• เพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน: ลดเวลาในทุกขั้นตอนตั้งแต่รับเข้าจนถึงจัดส่ง
• ลดข้อผิดพลาด: ลดโอกาสที่เกิดจากความผิดพลาดของมนุษย์ในการนับและหยิบสินค้า
• ลดต้นทุน: ลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ, ลดสินค้าค้างสต็อกหรือหมดอายุ (Obsolete Inventory), ลดค่าแรงงานที่ไม่จำเป็น
• การมองเห็นสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์: ทราบจำนวนและตำแหน่งของสินค้าทั้งหมดในคลังได้ตลอดเวลา
• ปรับปรุงการบริการลูกค้า: สินค้าถูกจัดส่งได้รวดเร็วและถูกต้องตามคำสั่งซื้อ
• ข้อมูลเพื่อการตัดสินใจ: WMS รวบรวมข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการเคลื่อนไหวของสินค้า ซึ่งเป็นประโยชน์ในการวางแผนและการบริหารจัดการคลังสินค้าในระยะยาว

WMS จึงไม่เพียงแค่ช่วยจัดการคลังสินค้า แต่ยังเป็นรากฐานสำคัญที่ช่วยเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันของธุรกิจในตลาดปัจจุบัน

ระบบ OMS คืออะไรและสำคัญอย่างไร?

เช่นเดียวกับ ระบบ WMS คำถามที่พบบ่อยคือ OMS คืออะไร OMS ย่อมาจาก Order Management System หรือที่เรียกในภาษาไทยว่า ระบบจัดการออเดอร์ หรือ ระบบจัดการคำสั่งซื้อ ระบบนี้ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยธุรกิจบริหารจัดการคำสั่งซื้อทั้งหมดที่เข้ามาจากช่องทางต่างๆ ได้อย่างครบวงจร ตั้งแต่ลูกค้าทำการสั่งซื้อ จนกระทั่งสินค้าถูกจัดส่งถึงมือลูกค้า และรวมไปถึงการจัดการหลังการขาย

ระบบจัดการคำสั่งซื้อ ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางในการรวบรวมและบริหารจัดการข้อมูลคำสั่งซื้อที่มาจากแหล่งต่างๆ:

การรวมคำสั่งซื้อจากหลายช่องทาง (Omnichannel)

ในยุคที่ลูกค้าซื้อสินค้าจากหลายช่องทาง (E-commerce website, Marketplace เช่น Lazada/Shopee, Social Commerce, หรือหน้าร้านค้าปลีก) OMS จะดึงและรวบรวมคำสั่งซื้อทั้งหมดเข้ามาไว้ในแพลตฟอร์มเดียว ทำให้ธุรกิจมีมุมมองที่เป็นหนึ่งเดียวของคำสั่งซื้อทั้งหมด ไม่ต้องสลับหน้าจอไปมาเพื่อตรวจสอบออเดอร์จากแต่ละช่องทาง

การตรวจสอบสต็อกและการอนุมัติคำสั่งซื้อ (Order Management)

OMS จะเชื่อมโยงกับข้อมูลสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์ เพื่อตรวจสอบว่ามีสินค้าเพียงพอสำหรับคำสั่งซื้อหรือไม่ หากสินค้าหมด ระบบสามารถแสดงสินค้าในช่องทางการขายนั้นว่าเป็น 0 ได้ นอกจากนี้ยังช่วยในการอนุมัติคำสั่งซื้อโดยอัตโนมัติ ลดความจำเป็นในการตรวจสอบด้วยตนเอง

การจัดการการชำระเงิน (Payment)

OMS สามารถเชื่อมต่อกับ Payment Gateway ต่างๆ เพื่อจัดการกระบวนการชำระเงิน ตรวจสอบสถานะการชำระเงิน และบันทึกข้อมูลการชำระเงินของลูกค้าได้อย่างแม่นยำ

การจัดส่งพัสดุ (Parcel Management)

เมื่อคำสั่งซื้อได้รับการอนุมัติ OMS จะสามารถกำหนดเส้นทางการจัดส่งที่เหมาะสมที่สุด เช่น ส่งคำสั่งซื้อไปยังคลังสินค้าที่ใกล้ที่สุด หรือพิจารณาจากสต็อกที่มีอยู่ ซึ่งช่วยลดค่าใช้จ่ายในการขนส่งและเพิ่มความเร็วในการจัดส่ง นอกจากนี้ยังจัดการการสร้างเอกสารการจัดส่งและประสานงานกับผู้ให้บริการขนส่ง

การติดตามสถานะออเดอร์และการสื่อสารกับลูกค้า (Order Tracking)

ลูกค้าสามารถติดตามสถานะคำสั่งซื้อของตนเองได้ตลอดเวลาผ่าน OMS ซึ่งจะช่วยลดจำนวนคำถามที่เข้ามายังฝ่ายบริการลูกค้า นอกจากนี้ OMS ยังสามารถส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติให้ลูกค้าทราบเมื่อออเดอร์มีสถานะเปลี่ยนแปลง (เช่น ยืนยันคำสั่งซื้อ, กำลังเตรียมจัดส่ง, จัดส่งแล้ว)

การจัดการการคืนสินค้าและการยกเลิก (Returns & Cancellations)

OMS ช่วยให้กระบวนการคืนสินค้าเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ ตั้งแต่การรับคำขอคืนสินค้า การตรวจสอบสถานะ ไปจนถึงการคืนเงิน ทำให้การจัดการหลังการขายเป็นไปอย่างมืออาชีพ

ประโยชน์หลักของ OMS:

• ปรับปรุงประสบการณ์ลูกค้า: การจัดการออเดอร์ที่รวดเร็ว ถูกต้อง และการสื่อสารที่ชัดเจน สร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าอย่างมาก
• ลดข้อผิดพลาดของออเดอร์: ลดโอกาสการส่งสินค้าผิดพลาด, จำนวนผิด, หรือล่าช้า
• เพิ่มประสิทธิภาพการขาย: จัดการคำสั่งซื้อจากหลายช่องทางได้อย่างมีระบบ ทำให้ไม่พลาดโอกาสการขาย
• มุมมองข้อมูลลูกค้าแบบครบวงจร: เข้าถึงประวัติการสั่งซื้อของลูกค้าได้ง่าย ช่วยให้การบริการลูกค้ามีคุณภาพสูงขึ้น
• ลดภาระงานแอดมิน: ระบบอัตโนมัติช่วยลดงานเอกสารและการป้อนข้อมูลซ้ำซ้อน

การทำงานร่วมกันของ WMS และ OMS

แม้ว่า ระบบ WMS และ ระบบ OMS จะมีหน้าที่หลักที่แตกต่างกันและจัดการคนละส่วนของกระบวนการ แต่ทั้งสองระบบนี้ไม่ได้ทำงานแยกจากกันอย่างสิ้นเชิง หากแต่ทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิดและส่งผ่านข้อมูลระหว่างกันอย่างต่อเนื่องเพื่อสร้างการจัดการคลังสินค้าและออเดอร์ที่สมบูรณ์และไร้รอยต่อ

ลองจินตนาการถึง Flow การทำงานที่เชื่อมโยงกันอย่างเป็นระบบ:

1. ลูกค้าสั่งซื้อสินค้า: ลูกค้าทำการสั่งซื้อผ่านช่องทาง E-commerce (เช่น เว็บไซต์, Marketplace) ข้อมูลคำสั่งซื้อทั้งหมดจะถูกรวบรวมและบริหารจัดการโดย ระบบ OMS
2. OMS ตรวจสอบสต็อกและอนุมัติ: OMS จะทำการตรวจสอบสถานะสต็อกสินค้าแบบเรียลไทม์ โดยดึงข้อมูลมาจาก ระบบ WMS หากมีสินค้าเพียงพอ คำสั่งซื้อจะได้รับการอนุมัติ
3. OMS ส่งคำสั่งหยิบไปยัง WMS: เมื่อคำสั่งซื้อได้รับการอนุมัติ OMS จะส่งข้อมูลคำสั่งหยิบ (picking order) ไปยัง ระบบ WMS ในคลังสินค้า
4. WMS จัดการการหยิบและบรรจุ: WMS จะสร้างรายการหยิบสินค้า (Pick List) และนำทางพนักงานคลังสินค้าให้ทำการหยิบสินค้าตามคำสั่งซื้ออย่างมีประสิทธิภาพที่สุด จากนั้นจึงจัดการกระบวนการบรรจุหีบห่อ
5. WMS อัปเดตสถานะและส่งข้อมูลการจัดส่ง: เมื่อสินค้าถูกหยิบและบรรจุเสร็จสิ้น WMS จะทำการอัปเดตสถานะของสินค้าในคลัง (ลดจำนวนสต็อก) และส่งข้อมูลการจัดส่ง เช่น หมายเลขติดตามพัสดุ (Tracking Number) กลับไปยัง ระบบ OMS
6. OMS แจ้งลูกค้าและจัดการการจัดส่ง: OMS จะใช้ข้อมูลที่ได้รับจาก WMS ในการแจ้งเตือนลูกค้าเกี่ยวกับสถานะการจัดส่ง และสามารถติดตามความคืบหน้าของพัสดุได้อย่างต่อเนื่อง

การผสานรวมระหว่าง ระบบจัดการคลังสินค้า WMS และ ระบบจัดการคำสั่งซื้อ นำมาซึ่งประโยชน์มากมาย:

• ข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน: การแลกเปลี่ยนข้อมูลแบบเรียลไทม์ระหว่างสองระบบช่วยให้ข้อมูลสินค้าคงคลังและสถานะออเดอร์มีความถูกต้องแม่นยำอยู่เสมอ ลดปัญหาการขายสินค้าที่ไม่มีในสต็อก (Overselling) หรือความผิดพลาดอื่นๆ
• ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล: กระบวนการอัตโนมัติช่วยลดการป้อนข้อมูลซ้ำซ้อนด้วยมือ ซึ่งเป็นสาเหตุหลักของข้อผิดพลาดและใช้เวลานาน
• เพิ่มความเร็วในการจัดส่ง: การทำงานร่วมกันอย่างราบรื่นช่วยลด Lead Time ตั้งแต่ลูกค้าสั่งซื้อจนถึงสินค้าออกจากคลัง ทำให้สามารถจัดส่งสินค้าได้รวดเร็วกว่าคู่แข่ง
• ยกระดับ "การจัดการคลังสินค้า" และ "การจัดการออเดอร์" โดยรวม: การมีมุมมองที่ชัดเจนของทั้ง Supply Chain ทำให้ธุรกิจสามารถตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาดและปรับปรุงกระบวนการได้อย่างต่อเนื่อง
• ตอบโจทย์ "ธุรกิจ E-commerce" ในยุค "ดิจิทัล" อย่างแท้จริง: ความสามารถในการจัดการปริมาณคำสั่งซื้อที่มากขึ้น การจัดการสินค้าคงคลังที่ซับซ้อน และการตอบสนองความต้องการของลูกค้าที่รวดเร็ว คือกุญแจสู่ความสำเร็จในตลาดปัจจุบัน
• ลดข้อร้องเรียนของลูกค้า: ด้วยข้อมูลที่แม่นยำและการจัดส่งที่รวดเร็วและถูกต้อง ส่งผลให้ลูกค้าได้รับประสบการณ์ที่ดี ลดข้อร้องเรียนและเพิ่มโอกาสในการกลับมาซื้อซ้ำ

ใครบ้างที่ควรพิจารณาการใช้ ระบบ WMS และ OMS?

การนำ ระบบ WMS และ ระบบ OMS มาใช้เป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจหลากหลายประเภทที่ต้องการเติบโตและคงความสามารถในการแข่งขันในตลาดปัจจุบัน:

• ธุรกิจ E-commerce ทุกขนาด: ตั้งแต่สตาร์ทอัพที่กำลังเติบโตไปจนถึงธุรกิจขนาดใหญ่ที่มีปริมาณคำสั่งซื้อจำนวนมาก ระบบเหล่านี้จะช่วยให้คุณจัดการกับความท้าทายของการขยายตัวได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• ธุรกิจค้าปลีกและค้าส่ง (Retail & Wholesale): ที่มีการขายทั้งออนไลน์และออฟไลน์ (Omnichannel) ระบบจะช่วยให้การจัดการสต็อกและออเดอร์ในทุกช่องทางเป็นไปอย่างราบรื่น
• ธุรกิจที่มีคลังสินค้าขนาดใหญ่หรือมีสินค้าหลากหลาย: ที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการพื้นที่, ลดเวลาในการหยิบ, และควบคุมสต็อกให้แม่นยำ
• ธุรกิจที่ประสบปัญหาข้อผิดพลาดบ่อยครั้ง: ไม่ว่าจะเป็นสินค้าผิดพลาด, การจัดส่งล่าช้า, หรือปัญหาสต็อกไม่ตรง
• ธุรกิจที่ต้องการเพิ่ม "ประสิทธิภาพ" และ "ลดต้นทุน" อย่างจริงจัง: โดยเฉพาะค่าใช้จ่ายด้านแรงงาน, การจัดเก็บ, และการลดสินค้าเสียหายหรือล้าสมัย
• ธุรกิจที่ต้องการยกระดับ "ความพึงพอใจลูกค้า" และสร้างความภักดี: ด้วยการบริการที่รวดเร็ว ถูกต้อง และโปร่งใส

การลงทุนในเทคโนโลยีเหล่านี้ไม่ใช่เพียงแค่ค่าใช้จ่าย แต่เป็นการลงทุนในอนาคตของธุรกิจคุณ เพื่อให้สามารถขยายตัวได้อย่างยั่งยืน และตอบสนองความต้องการของตลาดที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา

สรุป

ในโลกธุรกิจยุคดิจิทัลที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว การมีระบบที่แข็งแกร่งเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง ระบบ WMS และ ระบบ OMS ไม่ได้เป็นเพียงแค่เครื่องมือ แต่เป็น "หัวใจสำคัญ" ที่จะช่วยให้การ "จัดการคลังสินค้า" และ "การจัดการออเดอร์" ของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่น มีประสิทธิภาพ และพร้อมรับมือกับทุกความท้าทาย

หากคุณกำลังมองหาวิธีเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขัน ลดต้นทุนการดำเนินงาน และยกระดับประสบการณ์ลูกค้าให้ก้าวสู่ความสำเร็จ Akita Fulfillment พร้อมเป็นพาร์ทเนอร์ของคุณ เราให้บริการ Fulfillment แบบครบวงจร ทั้งเก็บ แพ็ค ส่ง พร้อมด้วย:

• การใช้ ระบบ WMS เพื่อบริหารคลังสินค้าของคุณอย่างมีประสิทธิภาพโดยทีมงานของเรา
• ระบบ OMS ที่ลูกค้าสามารถจัดการออเดอร์จากทุกช่องทางหารขายได้ในที่เดียว
• ทีม Customer Service ที่พร้อมดูแลและช่วยตรวจสอบ แก้ไขปัญหาต่างๆ ได้อย่างรวดเร็วและครอบคลุม

ให้ Akita Fulfillment ช่วยดูแลงาน Fulfillment ที่ซับซ้อน เพื่อให้ธุรกิจของคุณสามารถโฟกัสกับการเติบโตได้อย่างเต็มที่ สนใจคลิกรับคำปรึกษาได้ฟรีที่นี่หรือคลิปที่รูปด้านล่างได้เลย!