LINE OA ล่ม! 3 ขั้นตอนที่ธุรกิจต้องทำ เพื่อไม่ให้ยอดขายสะดุด

หลายธุรกิจอาจเคยเจอสถานการณ์ที่ไม่คาดคิด นั่นคือ LINE OA ใช้งานไม่ได้ หรือระบบล่มชั่วคราว ลูกค้าทักมาแต่เราไม่สามารถตอบแชทหรือบรอดแคสต์ได้ เหตุการณ์แบบนี้อาจดูน่าตกใจ แต่ความจริงแล้ว เป็นสิ่งที่สามารถเกิดขึ้นได้กับซอฟต์แวร์ทุกระบบ ไม่ว่าจะเป็น LINE, Facebook, Instagram หรือแพลตฟอร์มใดก็ตาม

คำถามสำคัญไม่ใช่ “มันจะล่มอีกทีเมื่อไหร่” แต่คือ “ถ้ามันล่มอีก คุณพร้อมแค่ไหนในการรับมือ?” บทความนี้จึงอยากชวนเจ้าของธุรกิจ และนักการตลาด มาเตรียมความพร้อมด้วย 3 ขั้นตอนสำคัญ

เพื่อให้ยอดขายและการสื่อสารกับลูกค้า ไม่สะดุด แม้เกิดเหตุไม่คาดฝัน

1) เช็กก่อนว่า “ล่มแค่เรา” หรือ “ล่มทั้งระบบ”

สิ่งแรกที่ควรทำเมื่อรู้สึกว่า LINE OA ไม่สามารถใช้งานได้ปกติ คือ อย่าเพิ่งตื่นตระหนก ให้ลองตรวจสอบก่อนว่าเป็นปัญหาที่บัญชีของเราเพียงรายเดียวหรือเป็นปัญหาระดับระบบ ที่ผู้ใช้จำนวนมากเจอพร้อมกัน

วิธีเช็ก  LINE OA ล่มง่าย ๆ เช่น

• ลองเข้า OA จากอุปกรณ์อื่น
• ลองเปลี่ยนสัญญาณอินเทอร์เน็ตที่ใช้งานอยู่
• สอบถามทีมงานหรือร้านค้าที่รู้จัก ว่าคนอื่นเข้าใช้งานได้หรือไม่
• ตรวจสอบข่าวหรือโซเชียลว่ามีใครรายงานปัญหาเหมือนกันหรือไม่

ขั้นตอนนี้สำคัญ เพราะถ้าเป็นปัญหาเฉพาะบัญชี จะได้แก้ไขได้ตรงจุด เช่นเปลี่ยนเครื่องที่งานใช้ หรือเปลี่ยนสัญญาณอินเทอร์เน็ต แต่ถ้าเป็นปัญหาทั้งระบบ เราจะได้เปลี่ยนแผนการสื่อสารทันที ไม่เสียเวลาโดยไม่จำเป็น

2) ใช้ช่องทางการสื่อสารอื่น เพื่อแจ้งลูกค้าทันที

เมื่อระบบ LINE OA ใช้งานไม่ได้ สิ่งสำคัญคือ อย่าปล่อยให้ลูกค้ารอโดยไม่รู้ว่าเกิดอะไรขึ้น ในสถานการณ์แบบนี้ ธุรกิจควรรีบสื่อสารผ่านช่องทางอื่นที่มีอยู่ เพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบว่า ขณะนี้ระบบ LINE OA มีปัญหาชั่วคราว ธุรกิจยังเปิดให้บริการตามปกติ และลูกค้าสามารถติดต่อผ่านช่องทางใดแทนได้บ้าง

ตัวอย่างช่องทางที่สามารถใช้สื่อสารได้ทันที เช่น Facebook Page, Instagram, เว็บไซต์, เบอร์โทรศัพท์, อีเมล, หรือฟอร์มสั่งซื้อออนไลน์

การประกาศให้ลูกค้ารับรู้ผ่านช่องทางอื่น แม้จะเป็นข้อความสั้น ๆ ช่วยลดความกังวล และรักษาความเชื่อมั่นของลูกค้าไว้ได้อย่างมาก

3) จัดลำดับความสำคัญของงานที่ต้องทำ

ในช่วงที่ระบบยังไม่เสถียร การพยายามทำทุกอย่างพร้อมกัน อาจไม่ใช่ทางออกที่ดีที่สุด สิ่งที่ควรทำคือ จัดลำดับความสำคัญของงานก่อน-หลัง โดยเฉพาะงานที่กระทบยอดขายและความเชื่อมั่นโดยตรง เช่น

• การยืนยันการชำระเงิน
• การแจ้งเลขพัสดุ
• การติดต่อลูกค้ารายสำคัญ หรือ ลูกค้าที่เพิ่งชำระเงินแต่ยังไม่ได้รับสินค้า
• เคสเร่งด่วนหรือปัญหาหลังการขาย

หากธุรกิจมีการ สำรองข้อมูลลูกค้าไว้ล่วงหน้า หรือยังสามารถเข้าถึงรายชื่อลูกค้าที่สำคัญได้ ควรรีบสื่อสารกับกลุ่มนี้ก่อนเป็นอันดับแรก เพื่อไม่ให้เกิดความเข้าใจผิดหรือความกังวลตามมา

สิ่งที่ธุรกิจควรเตรียม “ก่อน” เหตุการณ์จะเกิดอีก

เพราะเหตุการณ์ระบบล่ม ไม่ใช่เรื่องของ “ถ้าเกิด” แต่คือ “เมื่อเกิด” นอกจาก 3 ขั้นตอนข้างต้น สิ่งที่อยากแนะนำเพิ่มเติมคือ การเตรียมระบบล่วงหน้า ไม่ใช่รอแก้ปัญหาเฉพาะหน้า

ตัวอย่างสิ่งที่ควรเริ่มทำตั้งแต่วันนี้

• มีช่องทางสื่อสารหลายช่องทางที่อัปเดตสม่ำเสมอ
• เก็บข้อมูลลูกค้าอย่างเป็นระบบ (เช่น CRM หรือรายชื่อลูกค้า)
• วางแผนรับมือกรณีระบบใดระบบหนึ่งใช้งานไม่ได้
• สื่อสารกับลูกค้าอย่างโปร่งใสเมื่อเกิดปัญหา

ปัญหาเกิดขึ้นได้กับทุกธุรกิจ แต่การรับมือโดยไม่ปล่อยให้ปัญหานั้นกระทบยอดขายและความเชื่อมั่นของลูกค้า คือสิ่งสำคัญ

LINE OA ล่ม อาจเป็นเหตุการณ์ที่ควบคุมไม่ได้ แต่การเตรียมพร้อมรับมือ คือสิ่งที่ธุรกิจเริ่มทำได้เสมอ ถ้าธุรกิจของคุณรู้ว่าต้องทำอะไรเป็นอันดับแรก มีช่องทางสำรองพร้อมใช้งาน และจัดการงานสำคัญได้อย่างเป็นระบบต่อให้ระบบล่มอีกครั้ง ยอดขายและความสัมพันธ์กับลูกค้าก็จะไม่สะดุด

หากสนใจหรือมีข้อสงสัย สามารถติดต่อสอบถามทาง Sellsuki ที่ช่องทาง LINE OA : @linebysellsuki เพื่อสอบถามและสั่งซื้อแพ็กเกจ LINE OA ได้เลย